Transformação Digital de Processos de Negócio no Sector da Condução Rodoviária

Transformação Digital de Processos de Negócio no Sector da Condução Rodoviária
Introdução

Com uma tecnologia já incapaz de responder aos desafios da era digital, era uma necessidade estratégica para uma importante organização do setor da condução rodoviária portuguesa submeter os seus processos de negócio a uma transformação digital que a tornassem capaz de aproveitar todo o potencial de ganhos de eficiência e eficácia proporcionados com as mais atuais tecnologias digitais.

A Knowledgebiz foi o parceiro escolhido para empreender essa transformação digital. As elevadas exigências iniciais do projeto, a que se juntaram, durante o seu desenvolvimento, outras não antecipadas, foram cumpridas e os resultados esperados realizados.

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O Desafio

O desafio que, com este projeto, se colocou à Knowledgebiz era duplo. Por um lado, o êxito dependia sobremaneira do levantamento rigoroso dos processos de negócios chave, com detalhe extremo dos requisitos dos respetivos subprocessos e procedimentos. Porém, a tecnologia que servia as operações processava-as obedecendo a requisitos que não eram totalmente dominados pela organização, uma vez que a mesma não era da sua propriedade, nem esteve envolvida no seu processo de desenvolvimento.

Por outro lado, a transformação digital que se impunha na organização teria que ter em consideração um modo instalado de operação dos negócios que era estável, previsível e sem reclamações relevantes. A digitalização dos processos de negócios deveria, assim, na medida do possível, ser levada a cabo com mudanças nos processos e métodos de trabalho cingidas às estritamente necessárias. Disso dependeria uma gestão da mudança não problemática e a sua recetividade interna.

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A Solução

Os processos de negócio chave foram levantados, bem como todos os requisitos necessários para a normal operação dos negócios da organização, assegurando a sua otimização e minimizando, sem pôr em causa os ganhos esperados do projeto, o seu impacto nos métodos e procedimentos de trabalho.

Desenvolveu-se a partir daqui a transformação digital dos processos de negócio da organização de modo a integrar e interoperar as suas diferentes unidades de negócios geograficamente desconcentradas. Assim, todos estes processos ficaram disponíveis numa plataforma digital acessível através de uma interface Web e assentes numa infraestrutura de grid computing, com base Cloud.

As interfaces do utilizador foram desenvolvidas tendo em conta as melhoras práticas de web design visando criar um ambiente favorável de UX/UI. No que concerne às funcionalidades de backend, as mesmas foram desenvolvidas de modo a incluir as mais atuais tecnologias de base de dados, aumentando assim o desempenho global das aplicações e melhorando os tempos de resposta.

Foram igualmente realizadas, nas plataformas, diversas integrações com as API’s de entidades externas, de forma a suportar atividades, tais como pagamentos e faturação.

A Abordagem

Os objetivos globais deste projeto e as condições de complexidade e incerteza que o caracterizavam aconselhavam que a melhor abordagem a adotar seguisse as metodologias Lean and Scrum Agile de gestão de projetos.

Os ganhos desta abordagem foram vários, de que passamos a destacar os principais.

Os processos de negócios chave foram redesenhados e os seus requisitos levantados de maneira a que fossem centrados na criação de valor para os clientes, corrigindo ou eliminando os procedimentos que não contribuíssem para esse fluxo de valor, desde que não pusessem em causa o compliance legal e regulamentar.

O trabalho colaborativo com o cliente e demais stakeholders e a sua validação periódica dos objetivos de trabalho e dos respetivos sprints assumidos pela equipa de desenvolvimento, bem como dos resultados obtidos, revelou ser uma base legitimada e mutuamente comprometida de aprendizagem contínua e decisão, a qual foi determinante no progresso bem-sucedido do projeto.

A autonomia responsável e espírito de colaboração da equipa de desenvolvimento da Knowledgebiz permitiu maior celeridade do trabalho e capacidade de geração de soluções para os problemas emergentes.

A formação e o apoio aos utilizadores nas novas ferramentas de trabalho foram essenciais a uma mudança que se pretendia ser bem recebida e rapidamente integrada nas atividades diárias da organização.

Os Resultados
  • No final do primeiro mês de operação com a nova plataforma digital, os seus utilizadores estavam totalmente adaptados a ela, deixando a mudança de ser um fator de risco no negócio do cliente;
  • A quantidade e qualidade de informação integrada e disponibilizada permitem melhorar e acelerar as decisões de gestão global e desconcentrada;
  • O cliente fica com o controlo total sobre o sistema que determina a operação dos seus processos de negócio chave;
  • A nova plataforma digital mostra-se fiável e com os ganhos esperados de eficiência;
  • Foram certificadas por entidades independentes as aplicações que necessitavam dessas certificações para serem utilizadas;
  • A confiança do cliente na Knowledgebiz saiu reforçada, tendo-lhe sido entregue o desenvolvimento de novos projetos de transformação digital na organização.
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